Gabriel de Richaud interviewe Jérôme Carpe, président directeur général de Reor, au sujet de son rôle et de ses prises de décision lors du confinement.
Comment manager dans l’incertitude ? Comment fédérer son équipe dispersée ? Comment maintenir la cohésion alors que des émotions et des inquiétudes de toutes sortes nous submergent ? Et si les crises étaient l’occasion d’aborder les problèmes autrement ? Et si l’incertain nous rendait plus créatif ?
Telles sont les questions abordées dans cette Conversation sur l’incertitude.
Les Conversations de Reor sont conçues, animées et réalisées par Gabriel de Richaud. Pour un manager, elles constituent l’occasion d’enrichir sa pratique professionnelle à travers le témoignage de spécialistes venus de domaines variés : le théâtre, la musique, l’équitation éthologique, la Marine nationale, etc.
Ces podcasts d’une durée d’environ 20 minutes peuvent être écoutés quand et où on le souhaite, via ordinateur, tablette ou mobile.
Gabriel de Richaud interviewe Marc de Briançon, Vice-Amiral d’escadre qui a été plusieurs fois pacha durant sa carrière d’officier de marine.
Ils évoquent tous les deux le parallèle qu’on peut établir entre une période de crise, comme celle que nous avons vécue durant le confinement, et la vie à bord d’un navire.
Les Conversations de Reor sont conçues, animées et réalisées par Gabriel de Richaud. Pour un manager, elles constituent l’occasion d’enrichir sa pratique professionnelle à travers le témoignage de spécialistes venus de domaines variés : le théâtre, la musique, l’équitation éthologique, la Marine nationale, etc.
Ces podcasts d’une durée d’environ 20 minutes peuvent être écoutés quand et où on le souhaite, via ordinateur, tablette ou mobile.
Nous espérons que le contenu orienté « professionnel » des dix précédentes fiches vous aura été utile. Mais la seule fiche absolument essentielle, c’est celle-ci, afin de ne pas rater votre retour à la réalité.
Nos conseils
Les salons de coiffure ouvrent le 11 mai : votre premier RV -impératif !- ce lundi matin à 9h, c’est donc de retrouver le chemin des ciseaux ou de la tondeuse de Gino : objectif mèches, racines, couleur, brushing… Barbe blanche à teinter ; moustaches à domestiquer…
2. Anticipez le retour à des tenues vestimentaires « adaptées » ; si vous avez abusé des Whatsapéros (« Vous reprendrez bien un whiskype ? ») pendant sept semaines, assurez-vous que votre costume ou tailleur préféré vous va encore… Idem, pour ceux qui ont pris l’habitude de ne vêtir que le haut pour les visio conférences, envisager de revenir à des tenues plus habituelles : le jogging ou le peignoir dans la salle de réunion du 6ème étage risquent de faire désordre.
Attention pour les distraits, nous avons changé de saison !
3. Et pour vos pauvres pieds qui ont vécu pendant deux mois un retour à l’état quasi-sauvage, ne quittant le confort douillet d’une paire de chaussons qu’une heure par jour pour le confort non moins douillet d’une paire de Nike, pensez à une réadaptation progressive.
4. Révisez tout ce que vous avez oublié pendant deux mois : le code d’entrée pour accéder à vos bureaux ; le mot de passe de votre ordinateur (non, vraiment ???!…) ; le code de votre CB professionnelle (Dommage !…) ; l’acronyme du dernier projet lancé par la direction financière, qui vous semble loin, loin, loin, dans une autre galaxie ; le prénom de ce type super sympa à l’informatique qui arrive toujours avec le sourire quand votre ordinateur est en rade, et qui garde le sourire, alors qu’en fait, vous aviez juste oublié d’allumer le bloc-rallonge (c’est du vécu ?).
5. Ne parlez surtout pas à vos collaborateurs avec ce ton chargé d’intention pédagogique et d’amour parental que vous avez utilisé (uniquement les deux premières semaines…) pour aider Léa dans l’apprentissage de la lecture (« Oui, ma chérie, il y a douze façons d’écrire le son ‘o’ en français… ») ou Gabin dans la révision des tables de multiplication (« Euh, mon chéri, 6 x 9, 7 x 8, j’ai jamais trop su, en fait… »). Même si lesdits collaborateurs ont aussi pris conscience qu’enseigner à une classe de 30 diablotins, c’était un « full time job »
6. Et pour finir, même si une réunion se termine au-delà de 20 heures (Vous n’avez décidément rien appris de la période de confinement ???), ne vous précipitez pas à la fenêtre pour applaudir, car vous pourriez vous sentir bien seul…
Idem, si vous avez pratiqué assidûment le windoké (karaoké à la fenêtre ou sur le balcon avec les voisins), attendez d’être de retour à la maison. C’est préférable !
Ce que je pourrais faire de plus
Savoir distinguer ralentivité et corocrastination…
S’entraîner à quitter le pyjama pour une tenue correcte exigée à l’occasion d’un zariage (mariage sur Zoom) ou d’un coronnanniversaire
Le départ du service a été brutal. Il est essentiel de préparer ensemble le retour à la normale et de commencer à concevoir le plan de reprise d’activité. Sans oublier que la crise aura un impact durable sur la façon de travailler, et que la notion-même de « retour à la normale » recèlera quelques surprises !
Nos conseils
1. Explicitez le sens de la redistribution des tâches pendant la période de confinement (respect impératif de délais stricts ? motivation de longue durée ? etc.). Soyez transparent vis-à-vis de l’ensemble de l’équipe. N’oublions pas qu’une crise, et encore plus une longue période de confinement imposée, a tendance à exacerber les tensions, attiser les conflits larvés et réveiller les jalousies.
2. Notez très précisément ce qui n’est pas fait, ou ce qui a été réalisé, mais de manière inhabituelle, de façon à garder la trace de ce qu’il conviendra de remettre à niveau dans une phase ultérieure.
3. Établissez un « carnet de route du confinement » pour garder en mémoire la chronologie des événements, les difficultés rencontrées, les solutions trouvées, les expériences et anecdotes de chacun. Ce carnet de bord permet de faire de la crise une histoire commune, rédigée sous la forme d’un récit fédérateur valorisant les efforts de chacun.
4. Commencez à réfléchir en équipe aux situations de travail à envisager en mode progressif à partir du début du déconfinement.
5. Au retour, prévoyez un temps de partage. D’une personne à l’autre, le confinement a pu être vécu différemment. Ce temps d’écoute, sans jugement ni comparaison est essentiel pour le maintien du lien collectif. Si besoin, crevez l’abcès et revenez sur des décisions prises pendant le confinement qui n’auraient pas été comprises. Reconnaissez le cas échéant des hésitations, ou des évolutions dans votre appréciation de la situation.
6. Organisez ensuite un temps de retour d’expérience : qu’avons-nous appris de cette période de confinement ? Quelles bonnes pratiques ont facilité le travail ? Lesquelles avons-nous intérêt à pérenniser ? Les crises sont souvent douloureuses. Mais aussi porteuses de perspectives insoupçonnées. À chacun de permettre leur éclosion !
Ce que je pourrais faire de plus
Garder les mails qui font date…
Inciter chacun à remonter, partager ses réflexions, ses anecdotes.
Penser à la façon de reconstruire un collectif : comment réintroduire de la cohésion simultanément à la remise en route de la production.
Le temps suspendu du confinement peut être l’occasion de « se poser » et de prendre de la distance sur le fonctionnement de son équipe et sur soi-même. Bref, de faire ce que dans le « feu de l’action » nous avons tendance à reporter, faute de temps ou de disponibilité intérieure.
Conseils
Prenez du recul sur le fonctionnement de votre équipe : c’est le moment de formuler votre avis, vos ressentis sur ce qui est pertinent et efficace, ce qui doit être renforcé, ce qui doit évoluer dans le fonctionnement de votre équipe (répartition des rôles, modes opératoires, compétences…), et dans ses modalités relationnelles individuelles ou collectives (ordre du jour, fréquence, durée et mode d’animation des réunions et des points bilatéraux ; convivialité, coopération, etc.).
Apprenez sur vous: la période actuelle fait naitre des sentiments, réactions, émotions, questions importantes à prendre en compte : « Comment je me sens avec ma fonction ? Mon équipe, mon manager ? » ; « Qu’est-ce que cela m’apprend sur moi ? » ; « Qu’est ce qui m’est finalement plus facile que je ne l’imaginais ? Plus difficile ? » ; « Comment vais-je désormais mettre à profit ces constats ? ». Avec un peu de recul, ces interrogations peuvent vous renseigner sur vous-mêmes et vous aider sur le plan professionnel.
Entamez un travail de croissance personnelle, à l’aide de moyens distanciels permettant d’identifier vos préférences comportementales. Drivers, DISC, MBTI, sont des exemples d’outils qui, accompagnés d’un debriefing à distance, vous renseigneront sur vos points de forces et facteurs limitants.
Démarrez un processus de coaching individuel pour traiter un sujet très concret qui vous embarrasse dans votre pratique professionnelle, ou pour vous aider à envisager sous un autre angle des questions plus larges : avenir professionnel, équilibre vie professionnelle – vie personnelle…
Ce que je pourrais faire de plus
Conserver une trace écrite de mes interrogations et de mes constats.
Les relire six mois après la fin du déconfinement, pour analyser ce qui aura changé et ce qui reste à faire évoluer.
Le temps du confinement contraint amène sa cohorte de difficultés à surmonter. Mais il peut également devenir une forme de parenthèse, mise à profit pour nourrir les besoins d’approfondissement, de découvertes et d’apprentissage.
Conseils
Profitez de ce temps suspendu pour développer de nouvelles compétences : maîtrise d’une application informatique, initiation à un outil collaboratif, approfondissement d’un sujet. Utilisez les ressources disponibles pour suivre des webinaires en ligne, MOOC, conférences TED, etc.
2. Voyagez virtuellement : exploitez les ressources mises à disposition pour vous cultiver, découvrir, flâner sur les sites des musées, des bibliothèques, etc. Tirez-en des conclusions sur le bien être que cela vous procure, et imaginez d’éventuelles transpositions professionnelles : que pourrions-nous visiter, découvrir en équipe ? Qui inviter à l’une de vos réunions ? Introduire la culture sur le lieu de travail apporterait-il une dimension intéressante ?
Découvrez, expérimentez une activité: démarrez quelque chose que vous avez en tête depuis longtemps : apprendre une langue ; démarrer la pratique d’un instrument, de l’écriture, du dessin ; cuisiner ; oser la méditation, le yoga… À nouveau, au-delà de la satisfaction, élargissez votre champ de conscience : « Qu’est-ce que cela me procure ? Qu’est-ce que je ressens en étant novice, à nouveau débutant ? »
Accordez-vous du temps pour lire ou relire des ouvrages professionnels, des articles, mais aussi des romans, des essais, de la poésie, des nouvelles…
Soyez tout ouïe : revisitez votre discothèque ; profitez des ressources en ligne pour écouter des concerts, vous frotter à un genre musical éloigné de votre répertoire favori ou élargir la connaissance de celui qui a vos faveurs. Écoutez des podcasts sur les sujets qui vous passionnent ou qui vous interrogent.
Ce que je pourrais faire de plus
Sélectionner une découverte à partager avec mon équipe en expliquant pourquoi.
Choisir ce que je poursuivrai après la fin du confinement.
Basculer du jour au lendemain, et souvent sans préparation, dans le télétravail et l’isolement subis provoque un choc. Face à ce choc, notre instinct de survie se met en place, et avec lui une cascade d’émotions : sidération, colère, peur, culpabilité, tristesse. Ce processus est normal. Ces émotions sont des signaux que nous envoie notre cerveau pour nous pousser à réagir, nous protéger et aller de l’avant.
Conseils
Acceptez de douter et de ressentir des émotions… (c’est normal et plutôt sain) tout en veillant à ne pas trop faire peser cette charge mentale sur votre équipe et votre entourage familial ou amical. Identifiez et nommez ce que vous ressentez. Si besoin recherchez une écoute auprès de vos pairs ou de votre ligne hiérarchique, ou à l’extérieur de l’entreprise.
Osez affronter les émotions de vos collaborateurs et leurs excès. L’échange n’est certes pas agréable, mais il est nécessaire. Ne craignez pas de ne pas avoir toutes les réponses aux questions qui seront posées.3. Ecoutez en appliquant les principes de l’écoute active : absence de jugement ou d’évaluation, pas d’interprétation, ni de conseil ou de décision immédiate. Laissez le temps à votre interlocuteur de décrire ce qu’il ressent ; ne précipitez pas les choses. Chacun a le droit de ressentir ce qu’il ressent ! Evitez de vous raccrocher à des formules du type « Il ne faut pas dire ça ! ». Reformulez, pour montrer à votre interlocuteur qu’il a été bien compris, et posez-lui éventuellement des questions ouvertes pour lui permettre d’approfondir son propos.
4. Et si le collaborateur n’évoque pas spontanément son ressenti lié à la crise ? Posez-lui simplement la question. Et laissez, le cas échéant, un temps de silence, sans jamais bien sûr le forcer à dévoiler ce qu’il ne souhaite pas confier.
5. Après avoir écouté et reformulé les propos de votre interlocuteur, évoquez -si vous le souhaitez- vos propres émotions ou interrogations, puis exposez les faits de la manière la plus objective possible ; partagez votre analyse de la situation et de ses conséquences, sans chercher à convaincre ! Le temps consacré à cette séquence en tête-à-tête peut être porteur d’un nouveau positionnement, d’idées nouvelles ou de découverte de compétences insoupçonnées…
6. En période de confinement, renouvelez ce temps essentiel de façon régulière, à une fréquence propre à chaque collaborateur. Il est complémentaire aux échanges collectifs.
Ce que je pourrais faire de plus
Écrire mes propres émotions pour les mettre à distance et les objectiver.
(Re)lire « La force des émotions », de François Lelord et Christophe André.
La situation actuelle est inédite, inattendue, d’évolution incertaine. Elle crée un climat d’insécurité, d’inquiétude, pour soi et pour ses proches. Pour réduire l’inquiétude, on peut donc soit se préparer au futur que l’on sait certain, soit chercher à diminuer l’incertitude. Le mieux étant de faire les deux.
Nos conseils
Posez des mots précis et concrets sur votre inquiétude pour mieux la circonscrire : sur quoi porte-t-elle ? Qui concerne-t-elle ? Que craint-on ? « Dire » les choses est réparateur.
Lâchez prise quant aux problèmes sur lesquels vous n’avez aucun contrôle.
Développez des stratégies pour maintenir l’inquiétude à distance :
Se préparer aux différentes éventualités permet d’être dans l’action
Le collectif permet de se sentir soutenu et plus solide
L’humour permet parfois de dédramatiser la situation.
Evitez de regarder les informations en boucle. Puisez à quelques sources fiables ! Le trop plein d’informations, souvent discordantes, constitue une source de stress.
Appliquez des techniques de décontraction ! 5 mn de respiration profonde font baisser le niveau de stress pendant 5 heures. Si besoin, aidez-vous d’applications de cohérence cardiaque.
Prenez soin de vous : manger équilibré, dormir, faire un peu d’exercice ; pour éviter l’immobésité, quelques étirements et coronabdos…
Donnez vie aux temps morts : jeux, lecture… que vous n’avez habituellement pas le temps ou l’occasion de pratiquer. L’attente ou l’inaction sont rarement vecteurs de détente.
Restez en lien avec votre entourage familial, social, professionnel : l’isolement physique ne signifie pas isolement social !
Ne vous inventez pas de contraintes supplémentaires à celles recommandées par les autorités de santé. Vous risquez de vous compliquer la vie et de basculer dans une spirale anxiogène.
Prenez au sérieux les symptômes de stress trop prononcés : maux de tête, mal de dos, insomnies, capacités intellectuelles diminuées… Sachez demander du soutien, auprès d’un médecin ou des lignes d’information et d’écoute.
Ce que je pourrais faire de plus
Ne pas hésiter à demander conseil à des pairs, au service RH de mon organisation.
Ce qui est évident pour l’un, l’est rarement pour l’autre. A fortiori à distance, quand les équipements sont de qualité variable, les environnements de travail plus ou moins propices à la concentration et que les émotions et le stress sont de la partie. La période de confinement est propice pour revisiter et développer ses savoir-faire fondamentaux de communication interpersonnelle !
Nos conseils
Prenez en compte l’environnement de travail de votre interlocuteur :
dispose-t-il d’un espace séparé ?
de quels outils de communication et de collaboration à distance dispose-t-il ?
quels sont les moments adaptés pour échanger ?
comment gère-t-il les sollicitations diverses : mails, appels téléphoniques ?
Renforcez l’explicite. La distance est propice aux malentendus et aux interprétations. Elle s’accommode mal des allusions ou des sous-entendus. Soyez concis, factuel, précis. Quoi ? Pourquoi ? Pour quoi ? Comment ? Quand ? Qui ? Préparez avec soin vos feedbacks pour éviter les incompréhensions (choisir le moment, le moyen, la formulation).
Demandez-vous quel est l’outil de communication le mieux adapté au message, à la cible, au contexte :
votre message revêt-il un caractère personnel ? Le contact individuel s’impose.
exige-t-il une réaction rapide ? Mail, SMS, téléphone, WhatsApp, tout est bon.
nécessite-t-il de laisser une trace ? Un courriel a toute sa place.
demande-t-il une discussion ? Préférez le téléphone ou la visioconférence.
Faites de vos réunions à distance des moments efficaces et bienveillants. Quelques bonnes pratiques à installer et à partager :
une bonne organisation : choix de l’outil (Skype, Zoom…) ; sujets définis
des formats courts : au-delà de 20 mn, la concentration décroît !
des horaires respectés : gardez l’œil sur la montre !
de la chaleur humaine : via un point météo des ressentis, inquiétudes, besoins et attentes !
une parole régulée : « Lyne, tu démarres, puis c’est à toi Luc… » ; chacun doit pouvoir s’exprimer ! En allant à l’essentiel !
des règles d’écoute : couper son micro pour éviter les bruits parasites ; ne pas se couper la parole…
des synthèses : « Je résume… Êtes-vous d’accord ? ». Et un compte rendu.
Ce que je pourrais faire de plus
Enregistrer les visioconférences, à l’intention des collègues non connectés.
On est plus fort en équipe que seul. Le travail à distance, couplé au confinement, peut accroitre le sentiment d’isolement. Quid de la satisfaction des besoins fondamentaux de chacun ? Être rassuré ; pouvoir compter sur autrui ; ne pas être mis à l’écart ; agir… La période actuelle peut constituer une opportunité pour développer d’autres formes de convivialité, d’échanges et du « travailler ensemble ».
Conseils
Imaginez de nouvelles formes de convivialité : rituels de début de journée (café croissant virtuel…, une façon de démarrer la journée ensemble, et de poser un cadre de travail), pauses « machine à café », « virtual goûter », partage des hobbies…
Déterminez un planning de rendez-vous individuels et collectifs, en sachant qu’en période difficile, mieux vaut des interactions régulières, plus fréquentes et plus courtes. Définissez collectivement les règles du jeu: à quels moments, à quelle fréquence, comment échanger, en tenant compte des contextes individuels (possibilités de connexion, situation personnelle) et dans le respect des bornes horaires de travail.
Posez le cadre de ces échanges : clarifiez ce qui sera traité individuellement, collectivement, par quels moyens et par quels outils. Cadrez les ordres du jour. Rédigez un relevé de décisions orienté action (qui fait quoi pour quand). Mettez en place des répertoires et dossiers partagés pour contenir le flux des courriels. Développez le réflexe « incrémenter » la dernière version d’un support !
Soyez catalyseur d’énergie : soulignez ce qui avance, ce qui fonctionne, les succès ou défis relevés. Remerciez. Veillez à la chaleur et à la convivialité des propos, à l’expression des émotions : sachez réfréner vos éventuelles impatiences de production pour consacrer du temps utile à la cohésion. Exportez les inquiétudes, questionnements, peurs, doutes en permettant qu’ils s’expriment et en cherchant collectivement des réponses possibles. Rassurez.
Gardez un lien direct et personnalisé avec chacun : décrochez votre téléphone pour prendre des nouvelles et faire un point sur les activités. Tentez d’identifier les signaux faibles qui pourraient cacher des difficultés. Montrez-vous disponible.
Soutenez les coopérations à distance : en favorisant le travail en binôme et le partage d’expériences. Suscitez, valorisez la solidarité, l’entraide et le soutien entre les collaborateurs. À distance, chacun peut développer le sentiment d’en faire plus que son collègue ! Rappelez les valeurs de votre collectif et incarnez-les.
Ce que je pourrais faire de plus
Rappeler la raison d’être de l’entreprise ou de l’organisation en cette période d’incertitude.
Echanger avec mes pairs, avec mon manager.
Susciter la création d’un groupe de co-développement.
Me (re)plonger dans la lecture de « L’Élément Humain » de Will Schutz.
