AVA-Flux : un jeu pour représenter et fluidifier l’activité d’un département de la SNCF

Le Contrôle de gestion de la Direction des achats de la SNCF vérifie, consolide et analyse mensuellement des informations provenant de services très différents pour des organes de pilotage allant du comité exécutif aux business units. Ses cycles de production sont ainsi très fortement contraints pour les données en entrée comme pour celles en sortie, avec des périodes très courtes pouvant se chevaucher. Le début d’année est traditionnellement l’occasion de faire un bilan de l’année écoulée et de se préparer au mieux pour les prochains mois en élaborant des solutions permettant de fluidifier le fonctionnement collectif du département et d’améliorer fortement la valeur ajoutée du service délivré à ses clients internes.

Problématique :

Afin de fluidifier son activité et d’améliorer la qualité de ses analyses, le service souhaite organiser un séminaire d’une journée sous forme ludique, dans le but d’élaborer des actions et de les déployer collectivement.

Intervention :

Reor concoit un jeu, intitulé AVA-Flux (Améliorer la Valeur Ajoutée du Flux), et l’anime en  trois temps. Tout d’abord Reor mène  quelques entretiens avec des personnes du service et analyse les documents mis à sa disposition. La deuxième étape consiste àformaliser les principes du jeu avec les responsables du service. Enfin,  le jour  du séminaire, au cours de la matinée, les collaborateurs construisent le plateau sur lequel ils vont jouer l’après-midi, à partir de la schématisation de l’activité mensuelle de leur service.

Le jeu permet de découvrir les points de blocage dans le service et de proposer des pistes d’amélioration pour fluidifier, lisser et fiabiliser l’activité. Il est organisé en trois tours et deux équipes. Le premier tour permet d’identifier les problèmes, le deuxième de rechercher des axes d’amélioration et le troisième de tester le plan d’action ainsi défini.  Les participants jouent avec des dés, des allumettes et des gobelets pour représenter les différentes situations, faire des pronostics, identifier les sources de problème et évaluer l’impact des événements indésirables sur la charge de travail et les délais. Le jeu permet de révéler un nombre insoupçonné de problèmes de qualité, d’insatisfaction, de démotivation, etc. et d’éviter tout jugement de valeur ou atteinte personnelle. Grâce à ce jeu qui les met au jour, les problèmes les plus importants seront éliminés.

Résultat :

Des actions « pépites », à fort potentiel, sont retenues. Leur impact est simulé. Dans le même temps, le service prend de conscience de son activité en tant que système. Reor suit la mise en œuvre du plan d’actions sur six mois et assure le coaching des adjoints.