Astuces télétravail
Télétravailler 5 jours sur 5, dans un environnement plus ou moins adapté (surface, nombre de personnes présentes au foyer, outils de travail et accès à la fibre…) constitue une expérience en tant que telle !
Nos conseils
- Aménagez-vous un espace de travail, avec des équipements adaptés (bureau, chaise à la bonne hauteur, etc.) et suffisamment éclairé et séparé, même symboliquement, de vos espaces de vie privée.
- Planifiez votre journée. Dans un lieu partagé avec des proches, organisez votre travail en définissant (ou en négociant) le planning de la journée à l’avance.
- Equilibrez les tâches qui demandent de l’attention visuelle (contrôle, travail sur un logiciel, etc.), des autres tâches : appels téléphoniques, rédaction de compte rendu, etc.
- Evitez de mélanger les tâches privées et celles liées au télétravail.
- Faites des pauses courtes et fréquentes durant la journée de travail, hydratez-vous régulièrement. Bougez, marchez, faites des étirements…
- Gardez le contact avec vos collègues et le collectif de travail (WhatsApp…) ; évitez de vous isoler.
- Déconnectez-vous ; faites une vraie pause méridienne ; respectez vos horaires de travail. Restez loin du travail pendant votre temps libre.
- Prenez un peu de temps pour des activités qui vous tiennent à cœur : appeler des proches, bouquiner, prendre soin des personnes les plus fragiles, etc.
Ce que je pourrais faire de plus
- Veiller à ma chronobiologie personnelle pour planifier mes tâches quotidiennes en fonction de mon énergie.
- Repérer ce qui me ressource et intégrer ces moments de « recharge » dans mon planning.
Astuces télétravail
Ce qui est évident pour l’un, l’est rarement pour l’autre. A fortiori à distance, quand les équipements sont de qualité variable, les environnements de travail plus ou moins propices à la concentration et que les émotions et le stress sont de la partie. La période de confinement est propice pour revisiter et développer ses savoir-faire fondamentaux de communication interpersonnelle !
Nos conseils
- Prenez en compte l’environnement de travail de votre interlocuteur :
- dispose-t-il d’un espace séparé ?
- de quels outils de communication et de collaboration à distance dispose-t-il ?
- quels sont les moments adaptés pour échanger ?
- comment gère-t-il les sollicitations diverses : mails, appels téléphoniques ?
- Renforcez l’explicite. La distance est propice aux malentendus et aux interprétations. Elle s’accommode mal des allusions ou des sous-entendus. Soyez concis, factuel, précis. Quoi ? Pourquoi ? Pour quoi ? Comment ? Quand ? Qui ? Préparez avec soin vos feedbacks pour éviter les incompréhensions (choisir le moment, le moyen, la formulation).
- Demandez-vous quel est l’outil de communication le mieux adapté au message, à la cible, au contexte :
- votre message revêt-il un caractère personnel ? Le contact individuel s’impose.
- exige-t-il une réaction rapide ? Mail, SMS, téléphone, WhatsApp, tout est bon.
- nécessite-t-il de laisser une trace ? Un courriel a toute sa place.
- demande-t-il une discussion ? Préférez le téléphone ou la visioconférence.
- Faites de vos réunions à distance des moments efficaces et bienveillants. Quelques bonnes pratiques à installer et à partager :
- une bonne organisation : choix de l’outil (Skype, Zoom…) ; sujets définis
- des formats courts : au-delà de 20 mn, la concentration décroît !
- des horaires respectés : gardez l’œil sur la montre !
- de la chaleur humaine : via un point météo des ressentis, inquiétudes, besoins et attentes !
- une parole régulée : « Lyne, tu démarres, puis c’est à toi Luc… » ; chacun doit pouvoir s’exprimer ! En allant à l’essentiel !
- des règles d’écoute : couper son micro pour éviter les bruits parasites ; ne pas se couper la parole…
- des synthèses : « Je résume… Êtes-vous d’accord ? ». Et un compte rendu.
Ce que je pourrais faire de plus
Enregistrer les visioconférences, à l’intention des collègues non connectés.
Astuces télétravail
La situation actuelle est inédite, inattendue, d’évolution incertaine. Elle crée un climat d’insécurité, d’inquiétude, pour soi et pour ses proches. Pour réduire l’inquiétude, on peut donc soit se préparer au futur que l’on sait certain, soit chercher à diminuer l’incertitude. Le mieux étant de faire les deux.
Nos conseils
- Posez des mots précis et concrets sur votre inquiétude pour mieux la circonscrire : sur quoi porte-t-elle ? Qui concerne-t-elle ? Que craint-on ? « Dire » les choses est réparateur.
- Lâchez prise quant aux problèmes sur lesquels vous n’avez aucun contrôle.
- Développez des stratégies pour maintenir l’inquiétude à distance :
-
- Se préparer aux différentes éventualités permet d’être dans l’action
- Le collectif permet de se sentir soutenu et plus solide
- L’humour permet parfois de dédramatiser la situation.
- Evitez de regarder les informations en boucle. Puisez à quelques sources fiables ! Le trop plein d’informations, souvent discordantes, constitue une source de stress.
- Appliquez des techniques de décontraction ! 5 mn de respiration profonde font baisser le niveau de stress pendant 5 heures. Si besoin, aidez-vous d’applications de cohérence cardiaque.
- Prenez soin de vous : manger équilibré, dormir, faire un peu d’exercice ; pour éviter l’immobésité, quelques étirements et coronabdos…
- Donnez vie aux temps morts : jeux, lecture… que vous n’avez habituellement pas le temps ou l’occasion de pratiquer. L’attente ou l’inaction sont rarement vecteurs de détente.
- Restez en lien avec votre entourage familial, social, professionnel : l’isolement physique ne signifie pas isolement social !
- Ne vous inventez pas de contraintes supplémentaires à celles recommandées par les autorités de santé. Vous risquez de vous compliquer la vie et de basculer dans une spirale anxiogène.
- Prenez au sérieux les symptômes de stress trop prononcés : maux de tête, mal de dos, insomnies, capacités intellectuelles diminuées… Sachez demander du soutien, auprès d’un médecin ou des lignes d’information et d’écoute.
Ce que je pourrais faire de plus
Ne pas hésiter à demander conseil à des pairs, au service RH de mon organisation.
Astuces télétravail
Basculer du jour au lendemain, et souvent sans préparation, dans le télétravail et l’isolement subis provoque un choc. Face à ce choc, notre instinct de survie se met en place, et avec lui une cascade d’émotions : sidération, colère, peur, culpabilité, tristesse. Ce processus est normal. Ces émotions sont des signaux que nous envoie notre cerveau pour nous pousser à réagir, nous protéger et aller de l’avant.
Conseils
- Acceptez de douter et de ressentir des émotions… (c’est normal et plutôt sain) tout en veillant à ne pas trop faire peser cette charge mentale sur votre équipe et votre entourage familial ou amical. Identifiez et nommez ce que vous ressentez. Si besoin recherchez une écoute auprès de vos pairs ou de votre ligne hiérarchique, ou à l’extérieur de l’entreprise.
- Osez affronter les émotions de vos collaborateurs et leurs excès. L’échange n’est certes pas agréable, mais il est nécessaire. Ne craignez pas de ne pas avoir toutes les réponses aux questions qui seront posées.3. Ecoutez en appliquant les principes de l’écoute active : absence de jugement ou d’évaluation, pas d’interprétation, ni de conseil ou de décision immédiate. Laissez le temps à votre interlocuteur de décrire ce qu’il ressent ; ne précipitez pas les choses. Chacun a le droit de ressentir ce qu’il ressent ! Evitez de vous raccrocher à des formules du type « Il ne faut pas dire ça ! ». Reformulez, pour montrer à votre interlocuteur qu’il a été bien compris, et posez-lui éventuellement des questions ouvertes pour lui permettre d’approfondir son propos.
4. Et si le collaborateur n’évoque pas spontanément son ressenti lié à la crise ? Posez-lui simplement la question. Et laissez, le cas échéant, un temps de silence, sans jamais bien sûr le forcer à dévoiler ce qu’il ne souhaite pas confier.
5. Après avoir écouté et reformulé les propos de votre interlocuteur, évoquez -si vous le souhaitez- vos propres émotions ou interrogations, puis exposez les faits de la manière la plus objective possible ; partagez votre analyse de la situation et de ses conséquences, sans chercher à convaincre ! Le temps consacré à cette séquence en tête-à-tête peut être porteur d’un nouveau positionnement, d’idées nouvelles ou de découverte de compétences insoupçonnées…
6. En période de confinement, renouvelez ce temps essentiel de façon régulière, à une fréquence propre à chaque collaborateur. Il est complémentaire aux échanges collectifs.
Ce que je pourrais faire de plus
- Écrire mes propres émotions pour les mettre à distance et les objectiver.
- (Re)lire « La force des émotions », de François Lelord et Christophe André.
Astuces télétravail
Le temps du confinement contraint amène sa cohorte de difficultés à surmonter. Mais il peut également devenir une forme de parenthèse, mise à profit pour nourrir les besoins d’approfondissement, de découvertes et d’apprentissage.
Conseils
- Profitez de ce temps suspendu pour développer de nouvelles compétences : maîtrise d’une application informatique, initiation à un outil collaboratif, approfondissement d’un sujet. Utilisez les ressources disponibles pour suivre des webinaires en ligne, MOOC, conférences TED, etc.
2. Voyagez virtuellement : exploitez les ressources mises à disposition pour vous cultiver, découvrir, flâner sur les sites des musées, des bibliothèques, etc. Tirez-en des conclusions sur le bien être que cela vous procure, et imaginez d’éventuelles transpositions professionnelles : que pourrions-nous visiter, découvrir en équipe ? Qui inviter à l’une de vos réunions ? Introduire la culture sur le lieu de travail apporterait-il une dimension intéressante ?
- Découvrez, expérimentez une activité: démarrez quelque chose que vous avez en tête depuis longtemps : apprendre une langue ; démarrer la pratique d’un instrument, de l’écriture, du dessin ; cuisiner ; oser la méditation, le yoga… À nouveau, au-delà de la satisfaction, élargissez votre champ de conscience : « Qu’est-ce que cela me procure ? Qu’est-ce que je ressens en étant novice, à nouveau débutant ? »
- Accordez-vous du temps pour lire ou relire des ouvrages professionnels, des articles, mais aussi des romans, des essais, de la poésie, des nouvelles…
- Soyez tout ouïe : revisitez votre discothèque ; profitez des ressources en ligne pour écouter des concerts, vous frotter à un genre musical éloigné de votre répertoire favori ou élargir la connaissance de celui qui a vos faveurs. Écoutez des podcasts sur les sujets qui vous passionnent ou qui vous interrogent.
Ce que je pourrais faire de plus
- Sélectionner une découverte à partager avec mon équipe en expliquant pourquoi.
- Choisir ce que je poursuivrai après la fin du confinement.
Astuces télétravail
Le temps suspendu du confinement peut être l’occasion de « se poser » et de prendre de la distance sur le fonctionnement de son équipe et sur soi-même. Bref, de faire ce que dans le « feu de l’action » nous avons tendance à reporter, faute de temps ou de disponibilité intérieure.
Conseils
- Prenez du recul sur le fonctionnement de votre équipe : c’est le moment de formuler votre avis, vos ressentis sur ce qui est pertinent et efficace, ce qui doit être renforcé, ce qui doit évoluer dans le fonctionnement de votre équipe (répartition des rôles, modes opératoires, compétences…), et dans ses modalités relationnelles individuelles ou collectives (ordre du jour, fréquence, durée et mode d’animation des réunions et des points bilatéraux ; convivialité, coopération, etc.).
- Apprenez sur vous: la période actuelle fait naitre des sentiments, réactions, émotions, questions importantes à prendre en compte : « Comment je me sens avec ma fonction ? Mon équipe, mon manager ? » ; « Qu’est-ce que cela m’apprend sur moi ? » ; « Qu’est ce qui m’est finalement plus facile que je ne l’imaginais ? Plus difficile ? » ; « Comment vais-je désormais mettre à profit ces constats ? ». Avec un peu de recul, ces interrogations peuvent vous renseigner sur vous-mêmes et vous aider sur le plan professionnel.
- Entamez un travail de croissance personnelle, à l’aide de moyens distanciels permettant d’identifier vos préférences comportementales. Drivers, DISC, MBTI, sont des exemples d’outils qui, accompagnés d’un debriefing à distance, vous renseigneront sur vos points de forces et facteurs limitants.
- Démarrez un processus de coaching individuel pour traiter un sujet très concret qui vous embarrasse dans votre pratique professionnelle, ou pour vous aider à envisager sous un autre angle des questions plus larges : avenir professionnel, équilibre vie professionnelle – vie personnelle…
Ce que je pourrais faire de plus
- Conserver une trace écrite de mes interrogations et de mes constats.
- Les relire six mois après la fin du déconfinement, pour analyser ce qui aura changé et ce qui reste à faire évoluer.
Astuces télétravail
Le départ du service a été brutal. Il est essentiel de préparer ensemble le retour à la normale et de commencer à concevoir le plan de reprise d’activité. Sans oublier que la crise aura un impact durable sur la façon de travailler, et que la notion-même de « retour à la normale » recèlera quelques surprises !
Nos conseils
1. Explicitez le sens de la redistribution des tâches pendant la période de confinement (respect impératif de délais stricts ? motivation de longue durée ? etc.). Soyez transparent vis-à-vis de l’ensemble de l’équipe. N’oublions pas qu’une crise, et encore plus une longue période de confinement imposée, a tendance à exacerber les tensions, attiser les conflits larvés et réveiller les jalousies.
2. Notez très précisément ce qui n’est pas fait, ou ce qui a été réalisé, mais de manière inhabituelle, de façon à garder la trace de ce qu’il conviendra de remettre à niveau dans une phase ultérieure.
3. Établissez un « carnet de route du confinement » pour garder en mémoire la chronologie des événements, les difficultés rencontrées, les solutions trouvées, les expériences et anecdotes de chacun. Ce carnet de bord permet de faire de la crise une histoire commune, rédigée sous la forme d’un récit fédérateur valorisant les efforts de chacun.
4. Commencez à réfléchir en équipe aux situations de travail à envisager en mode progressif à partir du début du déconfinement.
5. Au retour, prévoyez un temps de partage. D’une personne à l’autre, le confinement a pu être vécu différemment. Ce temps d’écoute, sans jugement ni comparaison est essentiel pour le maintien du lien collectif. Si besoin, crevez l’abcès et revenez sur des décisions prises pendant le confinement qui n’auraient pas été comprises. Reconnaissez le cas échéant des hésitations, ou des évolutions dans votre appréciation de la situation.
6. Organisez ensuite un temps de retour d’expérience : qu’avons-nous appris de cette période de confinement ? Quelles bonnes pratiques ont facilité le travail ? Lesquelles avons-nous intérêt à pérenniser ? Les crises sont souvent douloureuses. Mais aussi porteuses de perspectives insoupçonnées. À chacun de permettre leur éclosion !
Ce que je pourrais faire de plus
- Garder les mails qui font date…
- Inciter chacun à remonter, partager ses réflexions, ses anecdotes.
- Penser à la façon de reconstruire un collectif : comment réintroduire de la cohésion simultanément à la remise en route de la production.
Astuces télétravail
Nous espérons que le contenu orienté « professionnel » des dix précédentes fiches vous aura été utile. Mais la seule fiche absolument essentielle, c’est celle-ci, afin de ne pas rater votre retour à la réalité.
Nos conseils
- Les salons de coiffure ouvrent le 11 mai : votre premier RV -impératif !- ce lundi matin à 9h, c’est donc de retrouver le chemin des ciseaux ou de la tondeuse de Gino : objectif mèches, racines, couleur, brushing… Barbe blanche à teinter ; moustaches à domestiquer…
2. Anticipez le retour à des tenues vestimentaires « adaptées » ; si vous avez abusé des Whatsapéros (« Vous reprendrez bien un whiskype ? ») pendant sept semaines, assurez-vous que votre costume ou tailleur préféré vous va encore… Idem, pour ceux qui ont pris l’habitude de ne vêtir que le haut pour les visio conférences, envisager de revenir à des tenues plus habituelles : le jogging ou le peignoir dans la salle de réunion du 6ème étage risquent de faire désordre.
Attention pour les distraits, nous avons changé de saison !
3. Et pour vos pauvres pieds qui ont vécu pendant deux mois un retour à l’état quasi-sauvage, ne quittant le confort douillet d’une paire de chaussons qu’une heure par jour pour le confort non moins douillet d’une paire de Nike, pensez à une réadaptation progressive.
4. Révisez tout ce que vous avez oublié pendant deux mois : le code d’entrée pour accéder à vos bureaux ; le mot de passe de votre ordinateur (non, vraiment ???!…) ; le code de votre CB professionnelle (Dommage !…) ; l’acronyme du dernier projet lancé par la direction financière, qui vous semble loin, loin, loin, dans une autre galaxie ; le prénom de ce type super sympa à l’informatique qui arrive toujours avec le sourire quand votre ordinateur est en rade, et qui garde le sourire, alors qu’en fait, vous aviez juste oublié d’allumer le bloc-rallonge (c’est du vécu ?).
5. Ne parlez surtout pas à vos collaborateurs avec ce ton chargé d’intention pédagogique et d’amour parental que vous avez utilisé (uniquement les deux premières semaines…) pour aider Léa dans l’apprentissage de la lecture (« Oui, ma chérie, il y a douze façons d’écrire le son ‘o’ en français… ») ou Gabin dans la révision des tables de multiplication (« Euh, mon chéri, 6 x 9, 7 x 8, j’ai jamais trop su, en fait… »). Même si lesdits collaborateurs ont aussi pris conscience qu’enseigner à une classe de 30 diablotins, c’était un « full time job »
6. Et pour finir, même si une réunion se termine au-delà de 20 heures (Vous n’avez décidément rien appris de la période de confinement ???), ne vous précipitez pas à la fenêtre pour applaudir, car vous pourriez vous sentir bien seul…
Idem, si vous avez pratiqué assidûment le windoké (karaoké à la fenêtre ou sur le balcon avec les voisins), attendez d’être de retour à la maison. C’est préférable !
Ce que je pourrais faire de plus
- Savoir distinguer ralentivité et corocrastination…
- S’entraîner à quitter le pyjama pour une tenue correcte exigée à l’occasion d’un zariage (mariage sur Zoom) ou d’un coronnanniversaire
