Même des collaborateurs expérimentés peuvent se trouver déstabilisés par le caractère inédit de la situation : difficultés à s’adapter au télétravail et à ses outils ; difficultés à maintenir la distance entre vie professionnelle et vie personnelle… Les clés : clarifier, simplifier, donner de l’autonomie, informer.
Nos conseils
- Définissez avec chaque collaborateur et avec l’équipe ce qu’il est possible de faire :
– les activités prioritaires, nécessaires à la continuité du service ;
– celles qui doivent être adaptées ;
– celles qui doivent être reportées ;
– les activités nouvelles à imaginer pour répondre au contexte ou anticiper ses conséquences ;
– les compétences à développer pendant ce temps suspendu.
2. Fixez des objectifs précis et atteignables, le niveau de qualité qu’il est réaliste d’atteindre, et les nouveaux critères associés, quitte à les ajuster suivant l’évolution de la situation.
3. Répartissez le travail de la manière la plus équitable et équilibrée possible, en tenant compte des contraintes de chaque collaborateur (prise en charge de jeunes enfants, logement exigu, équipements disponibles…).
4. Définissez des échéances pour la mise en œuvre des actions. Avec le confinement, le temps s’écoule différemment. On perd ses repères ! Il devient difficile de dater certains événements : était-ce la semaine dernière ? ou la précédente ?
5. Créez une organisation la plus simple et la plus fluide possible. La complexité peut générer du stress et être mal comprise ; allez à l’essentiel.
6. Circularisez l’information et évitez la sur sollicitation numérique…
7. Faites des points réguliers avec chacun sur ses activités. Si besoin, aidez vos collaborateurs à structurer leur temps : journée, semaine…
8. Veillez au risque de surcontrôle de l’activité. Mettez en place un suivi accessible à tous et soyez généreux de feedbacks, de signes de reconnaissance.
Ce que je pourrais faire de plus
- Consigner dans un carnet de bord les dates de mes échanges avec chacun et les commentaires qualitatifs sur leur état de forme.
- Noter ce qui n’est pas fait, ou ce qui est réalisé de manière inhabituelle, pour garder la trace de ce qu’il conviendra de remettre à niveau dans une phase ultérieure.