Ce qui est évident pour l’un, l’est rarement pour l’autre. A fortiori à distance, quand les équipements sont de qualité variable, les environnements de travail plus ou moins propices à la concentration et que les émotions et le stress sont de la partie. La période de confinement est propice pour revisiter et développer ses savoir-faire fondamentaux de communication interpersonnelle !
Nos conseils
- Prenez en compte l’environnement de travail de votre interlocuteur :
- dispose-t-il d’un espace séparé ?
- de quels outils de communication et de collaboration à distance dispose-t-il ?
- quels sont les moments adaptés pour échanger ?
- comment gère-t-il les sollicitations diverses : mails, appels téléphoniques ?
- Renforcez l’explicite. La distance est propice aux malentendus et aux interprétations. Elle s’accommode mal des allusions ou des sous-entendus. Soyez concis, factuel, précis. Quoi ? Pourquoi ? Pour quoi ? Comment ? Quand ? Qui ? Préparez avec soin vos feedbacks pour éviter les incompréhensions (choisir le moment, le moyen, la formulation).
- Demandez-vous quel est l’outil de communication le mieux adapté au message, à la cible, au contexte :
- votre message revêt-il un caractère personnel ? Le contact individuel s’impose.
- exige-t-il une réaction rapide ? Mail, SMS, téléphone, WhatsApp, tout est bon.
- nécessite-t-il de laisser une trace ? Un courriel a toute sa place.
- demande-t-il une discussion ? Préférez le téléphone ou la visioconférence.
- Faites de vos réunions à distance des moments efficaces et bienveillants. Quelques bonnes pratiques à installer et à partager :
- une bonne organisation : choix de l’outil (Skype, Zoom…) ; sujets définis
- des formats courts : au-delà de 20 mn, la concentration décroît !
- des horaires respectés : gardez l’œil sur la montre !
- de la chaleur humaine : via un point météo des ressentis, inquiétudes, besoins et attentes !
- une parole régulée : « Lyne, tu démarres, puis c’est à toi Luc… » ; chacun doit pouvoir s’exprimer ! En allant à l’essentiel !
- des règles d’écoute : couper son micro pour éviter les bruits parasites ; ne pas se couper la parole…
- des synthèses : « Je résume… Êtes-vous d’accord ? ». Et un compte rendu.
Ce que je pourrais faire de plus
Enregistrer les visioconférences, à l’intention des collègues non connectés.